راهنماي اندازه گيري و تحليل بهره‌وري در بنگاه های اقتصادی
- مقدمه
بهره وری معیاری برای ارزیابی عملکرد نظامها و تعیین میزان موفقیت یا نا کامی در رسیدن به اهداف نظام با توجه به مصرف منابع است. اگرچه امروزه مفهوم آن فراتر از یک معیار کمی مطرح شده است، اما از اهمیت اندازه گیری کمی بهره وری کاسته نشده و بعنوان مهمترین شاخص در ارزیابی عملکرد، دارای کاربرد وسیعی است. بهره وری شاخصی است که با استفاده از آن می توان پیوند میان مهارتها و انگیزه، منابع انسانی، تکنولوژی، مواد اولیه، سرمایه، مدیریت و شرایط محیطی را تحلیل و بررسی کرد.
افزایش بهره وری در سطح ملی موجب بالا رفتن سطح زندگی مردم، کاهش تورم و ایجاد توان رقابت ملی در بازارهای جهانی می شود. افزایش بهره وری ملی برایند افزایش بهره وری در سازمانها، موءسسات و بنگاههای اقتصادی است و سطح آن را می توان به عنوان معیاری برای سنجش پیشرفت و توسعه یک کشور در مقایسه با سایر کشورها در نظر گرفت.
در سطح سازمانها و موءسسات نیز بهره وری محور اصلی رقابت و میزان کیفیت ترکیب مناسب عوامل تولید برای ایجاد ارزش بیشتر است. لذا اندازه گیری بهره وری از دو بعد می تواند مورد استفاده واقع شود. نخست نشان دادن روند تغییرات شاخصهای بهره وری طی ادوار زمانی برای یک موءسسه، که سازمانها را برای تحلیل علل کاهش یا افزایش بهره وری در زمینه های اندازه گیری کمک می کند، و دوم مقایسه بهره وری بین سازمانها و موءسسات دیگر به منظور یافتن موقعیت نسبی است که می تواند برای برنامه ریزیهای آینده در مورد محصول، فرآیند، بازار و غیره در محیط رقابتی موءثر واقع شود.
برای ممکن ساختن مقایسه شاخصهای بهره وری بین موسسات و در سطح بخشهای مختلف فعالیتهای اقتصادی، نیاز به تدوین و به کارگیری شاخصهای یکسانی می باشد.
در این راهنما کوشش شده که به زبانی ساده و روشن، مفهوم بهره وری و مفاهیم اقتصادی مرتبط با آن، مجموعه شاخصهای مهم برای اندازه گیری بهره وری واحدهای صنعتی و نحوه تحلیل آنها توضیح داده شود.
به طور کلی هدف از تهیه راهنما به شرح زیر است:
- ارائه مفاهیم، تعاریف و روشهای علمی و استانداردهای مرتبط با بهره وری و اجزای آن برای تسهیل کار اندازه گیری و تحلیل بهره وری.
- کمک به بهبود اندازه گیری و تخمین خروجیها و ورودیها، مانند نیروی انسانی، سرمایه، مواد، انرژی، ارزش افزوده و سود واحدهای صنعتی، به منظور تشخیص تنگناها و زمینه های دیگری که باید در مورد بهبود آنها اقدام نماید.
- اندازه گیری و تحلیل تغییرات و روندهای بهره وری در زمینه های کلیدی انتخاب شده و سپس بررسی بهره وری و عوامل تاثیر پذیر از آن.
- ایجاد امکان هدایت فنی و اقتصادی فعالیتهای رشد و توسعه بخش صنعت از طریق استفاده مدیران و برنامه ریزان از نتایج محاسبات دقیق و جامع شاخصهای بهره وری بر اساس اصول و موازین علمی.
- انتخاب و توسعه معیارهای اقتصادی بهره وری و روشهای تحلیلی برای موءسسات و آموزش کارکنان به منظور استفاده از آن.
- مشخص شدن ارقام واطلاعاتی که در حال حاضر در دسترس می باشد و اینکه اصولاً چه اطلاعات دیگری باید در سطح سازمانهای صنعتی و شاخه های مختلف صنعت نگهداری شود تا بتوان به وسیله آن سطح و روند بهره وری را تعیین نموده و تحلیل موءثر آن را در حال و آینده انجام داد.
- فراهم نمودن درک بهتر از کاربرد اندازه گیری بهره وری در خط مشی های حال و آینده و اثرات خط مشی ها و اقدامات اقتصادی بر زمینه های مختلف فعالیت.
- استفاده از اندازه گیری بهره وری به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی و توسعه اقتصادی و ایجاد ارتباط بین اقدامات مرتبط با بهره وری در سطح موءسسات و زیر بخشها با برنامه های کلان اقتصادی.
- ایجاد امکان مقایسه شاخصهای بهره وری در سطح موءسسات، گروههای صنعتی، زیر بخشها و سطوح بالاتر به نیاز و موارد استفاده از آن به منظور یافتن علل مشکلات، تحلیل آنها و یافتن نقاط ضعف و قوت، برای دستیابی به فرصتهای بهبود بستگی دارد.
- محاسبه شاخصهای بهره وری در سطوح واحدهای صنعتی و بخش صنعت بر اساس موازین و معیارهای بین المللی و ایجاد امکان انجام بررسیهای تطبیقی شاخصهای بهره وری با سایر کشورها.
- مفاهیم مورد استفاده در محاسبه شاخصهای بهره وری
برای محاسبه شاخصهای بهره وری، اطلاع از مفاهیم ورودیها و خروجیها و به عبارت ساده تر صورت و مخرج نسبتهای بهره وری، بسیار مهم و ضروری است. تعریف صحیح، علمی و استاندارد مفاهیم ورودیها و خروجیها باعث می شود تا محاسبه شاخصها از اعتبار علمی و هماهنگی لازم در واحدهای صنعتی مختلف و در بررسیهای تطبیقی داخلی و خارجی بر خوردار شود. در این بخش مهمترین مفاهیم مطرح در محاسبه شاخصها ی بهره وری به شرح زیر تعریف می شود.
1.1) ارزش افزوده Added Value
ارزش افزوده مهمترین متغیر اقتصادی است که در محاسبه شاخصهای بهره وری مورد استفاده قرار می گیرد. برای محاسبه تعداد زیادی از شاخصهای بهره وری از ارزش افزوده کارگاه صنعتی در یکسال مالی به عنوان یکی از مهمترین خروجیها استفاده می شود.
مجموع ارزش خالص تولید کالاها و خدمات در یک واحد صنعتی در طول یکسال مالی را ارزش افزوده می نامند. به عبارت دیگر مجموع ارزشهای اضافی ایجاد شده در جریان تولید کالاها و خدمات در یکسال ارزش افزوده نامیده می شود. پس ارزش افزوده به میزان ثروت ایجاد شده از کوششهای جمعی آنهائی که در واحد صنعتی بکار اشتغال دارند (یعنی کارکنان) و آنهائی که سرمایه موءسسه را فراهم آورده اند (یعنی سهام داران)، اطلاق میشود.
ارزش افزوده که ارزش تولید خالص موءسسه می باشد، مهمتر از ارزش ستانده کل است و تصویر گویا تری از عملکرد کارگاه صنعتی را در اختیار قرار می دهد. از این رو در محاسبه بهره وری بجای عامل ارزش تولید معمولاًً از متغیر ارزش افزوده استفاده می شود. ارزش افزوده کارگاه صنعتی را از دو روش زیر می توان محاسبه نمود:
الف) روش تولید
ارزش افزوده از تفاضل مجموع مصارف واسطه بکار رفته در جریان تولید کالاها و خدمات از ارزش ستانده کارگاه در طول یک دوره مالی حاصل می شود . بعبارت دیگر :
ارزش مصارف واسطه – ارزش ستانده = ارزش افزوده
ب)روش درآمد
چون ارزش افزوده بین عوامل ایجاد کننده آن توزیع می شود، لذا می توان آن را از جمع اقلام زیر نیز محاسبه کرد:
+ (سوبسید- مالیاتهای غیر مستقیم)+(هزینه مصرف سرمایه ثابت)استهلاک+جبران خدمات کارکنان = ارزش افزوده
(….+هزینه تسهیلات اعتباری+سود)مازاد عملیات
اگر سیستم اطلاعاتی مورد استفاده در کارگاه صنعتی جامع و دقیق باشد، بایستی نتیجه محاسبه ارزش افزوده در دو روش فوق یکسان باشد.
2.4) ارزش تولید Production
تولید عبارت از مجموعه عملیاتی است که در قالب آن داده ها Inputs)) به محصول (کالاها و خدمات) تبدیل می شود. ارزش مجموع محصولات ایجاد شده در طول یک دوره مالی در یک کارگاه را ارزش تولید می نامند . اگر کل محصولات تولید شده در یک کارگاه صنعتی در یک سال در طول همان سال به فروش برسد و تفاوت ارزش کالاهای در دست ساخت اول و آخر دوره نیز برابر صفر باشد در آن صورت ارزش تولید برابر ارزش فروش خواهد بود . ارزش تولیدات کارگاه معمولاً به قیمت تولید کننده ارزشیابی می شود .
3.4) ارزش ستانده Total Output
ارزش ستانده یک واحد تولیدی طی یک دوره معین برابر ارزش کلیه کالاها و خدمات تولید شده توسط آن واحد در همان دوره است. اغلب کالاهای تولید شده در یک دوره مثلاً یک ساله معمولا طی همان دوره به فروش می رسد و بقیه به صورت نیمه ساخته یا ساخته شده در انبار کارگاه نگهداری می شود. دریافتی از محل فروش محصولات یک واحد تولیدی ممکن است از ارزش تولیدات آن واحد بیشتر یا کمتر باشد که در هر دو صورت معمولا ارزش ستانده بیشتر از ارزش تولیدات اصلی کارگاه صنعتی است
4.4) مصارف واسطه Intermediate Consumptions
مجموع ارزش کالاهای بی دوام و کم دوام و خدماتی که در جریان تولید محصولات کارگاه مورد استفاده قرار می گیرد، مصارف واسطه نامیده می شود. منظور از کالاهای بی دوام و کم دوام، کالاهایی هستند که عمر مصرفی آنها کمتر از یکسال است. مواد اولیه مصرف شده، آب، برق، تلفن، انواع سوخت، اجاره ساختمان و ماشین آلات، تعمیرات جزئی ساختمان و ماشین آلات، لوازم التحریر مصرفی، مواد مصرف شدنی مانند لوازم بسته بندی و شوینده، از جمله اقلام مصارف واسطه محسوب می شوند در حالیکه هزینه خرید ساختمان، ماشین آلات، ابزار و لوازم کار، مخازن، مبلمان، کامپیوتر، وسایل نقلیه، جرثقیل و امثال آنها که معمولا عمر مصرفی بیش از یکسال دارند و ارزش آنها در مقایسه با مصارف واسطه زیاد است، کالای سرمایه ای محسوب می شوند و در اقلام مصارف واسطه منظور نمی شوند. همچنین هزینه تعمیرات اساسی کالاهای سرمایه ای و نیز حقوق پرداختی به کارکنان، هزینه استهلاک، مالیات پرداختنی و بالاخره هزینه هایی مانند کمک به مساجد، کمیته امداد و . . . جزو مصارف واسطه منظور نمی شود.
5.4) هزینه نیروی کار Labor Cost
هزینه نیروی کار یا مزد و حقوق پرداختی به کارکنان کارگاه صنعتی که به آن “جبران خدمات کارکنان” نیز گفته می شود، شامل مجموع پرداختیهای نقدی و غیر نقدی نا خالص کارگاه تحت عناوین حقوق، مزایا، پاداش، اضافه کار، حق مسکن، حق عیال، حق اولاد، لباس، خواربار و امثال آن می باشد، که به صورت مستمر و غیر مستمر در طول یکسال توسط کار فرما به کارکنان شاغل تمام وقت یا پاره وقت داده می شود. سهم کار فرما از پرداختی به سازمان تأمین اجتماعی و سازمانهای بازنشستگی نیز در هزینه نیروی کار منظور می شود. همچنین ارزش غذا و کالاهایی که کارفرما به رایگان در اختیار کارکنان خود قرار می دهد، به قیمت تمام شده محاسبه و به هزینه نیروی کار اضافه می شود.
بایستی توجه شود که ارزش لباس کار کارکنان جزء هزینه نیروی کار نیست و در مصارف واسطه کارگاه منظور می شود.
6.4) تعداد کارکنان شاغل Number of Employees
کلیه کارکنان شاغل در کارگاه اعم از رسمی، قراردادی، پیمانی، ماهر ونیمه ماهر، تمام وقت و پاره وقت و نیز کارکنان فامیلی، جزء کارکنان شاغل کارگاه محسوب می شوند. برای محاسبه تعداد کارکنان از متوسط تعداد کارکنان در دوره (سال) استفاده می شود. اگر کارگاه صنعتی بجای یک نوبت (شیفت) دو یا سه نوبت کار کند، مجموع تعداد کارکنان کارگاه در محاسبه منظور می شود. مدیر عامل و مشاورین و اعضاء هیئت مدیره کارگاه که در کارگاه کار می کنند و دریافتی مستقیم و یا غیر مستقیم دارند نیز جزء کارکنان کارگاه منظور می شوند. بایستی توجه شود کلیه کارکنانی که بصورت مستقیم و غیر مستقیم در جریان تولید کارگاه مشارکت دارند، به عنوان کارکنان شاغل منظور می شوند ولی کارکنان نیمه وقت بایستی به معادل تمام وقت خود تبدیل شوند.
7.4) ارزش کل داده ها Total Input
مجموع ارزش هزینه های پرداختی کارگاه صنعتی در طول یکسال مالی شامل هزینه های نیروی کار، هزینه های مصارف واسطه، پرداختی مالیات غیر مستقیم (منهای سوبسیدهای دریافتی)، و هزینه استهلاک و کارمزد پرداختی، به عنوان ارزش کل داده ها و یا کل هزینه های پرداختی کارگاه منظور می شود.
8.4) سود عملیاتی Operating Profit
سود عملیاتی از ما به التفاوت ارزش ستانده کل و ارزش کل داده های کارگاه صنعتی در طول یکسال مالی حاصل می شود.
9.4) هزینه انرژی Energy Cost
ارزش مصارف انرژی در طول یکسال مالی شامل مصارف بنزین، گازوئیل، نفت کوره، نفت سیاه، نفت سفید، گازمایع، گاز طبیعی (لوله کشی)، برق و سایر انواع انرژی برای تولید، سوخت و ایجاد گرما در کارگاه می باشد.
10.4) دارائیهای ثابت Fixed Assets
مجموع ارزش دارائیهای ثابت مشهود کارگاه با عمر مفید بیش از یکسال، شامل ساختمان، ماشین آلات، وسایل نقلیه، وسایل کار، اثاثیه اداری، کامپیوتر و مانند آن می باشد که در پایان سال مالی از طریق روشهائی که ذکر خواهد شد به قیمتهای روز محاسبه می شود.
11.4) سرمایه عملیاتی Operating Capital
مجموع ارزش دارائیهای ثابت مشهود کارگاه بانضمام سرمایه های جاری ، شامل وجوه نقد ، حسابهای دریافتنی و سایر دارائیهایی که قابلیت تبدیل به وجه نقد را در طول یکسال دارند، سرمایه عملیاتی کارگاه صنعتی را در پایان سال مالی تشکیل می دهد .
12.4) استهلاک Depreciation
استهلاک یا مصرف سرمایه های ثابت شامل هزینه هایی است که برای ساختمانها، ماشین آلات، وسایل نقلیه، مبلمان، کامپیوتر و سایر کالاهای سرمایه ای و ملموس کارگاه صرف و در دفاتر حسابداری ثبت و منظور می شود.
- مدیریت بهره وری
اهمیت حیاتی بهره وری در پیشرفت اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، از قرنها پیش شناخته شده ولی فقط در سالهای اخیر است که تلاشهای هدف دار و برنامه ریزی شده برای افزایش سیستماتیک بهره وری از طریق مدیریت بهره وری شروع شده است.
مدیریت بهره وری یک فرآیند مستمر و مداوم است که در چهار مرحله یا فاز مختلف انجام می شود و کلیه مدیرانی که علاقمند به افزایش بهره وری واحد خود هستند از این روش در مدیریت واحد صنعتی خود استفاده می کنند :
مرحله اول، مرحله اندازه گیری بهره وری است. اندازه گیری بهره وری به معنی اندازه گیری سطح و روند و نرخ رشد بهره وری است. محاسبه شاخصهای بهره وری در سطح موءسسات می تواند با استفاده از اطلاعات بدست آمده بیشتر و بهتر، میزان نیاز به کمکهای مالی، آموزش مدیریت، آموزش کارکنان، افزایش فعالیتهای بازار یابی یا خط مشی های لازم دیگر را مشخص کند. اطلاعات بهتر به پیش بینی های بهتر می انجامد و این خود باعث اتخاذ خط مشی های موءثرتر می شود.
مرحله دوم، مرحله ارزیابی یا تحلیل بهره وری است. در این مرحله با تحلیل سطح ، روند و نرخ رشد بهره وری در واحد صنعتی، مقایسه آن با خود واحد در زمانهای مختلف و واحدهای دیگر و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله، نقاط قوت و ضعف و فرصتهای بهبود در واحدهای صنعتی مشخص و روشن می شود.
بررسیها و تجربیات گذشته نشان دهنده نیاز مبرم به مقایسه هر واحد با وضعیت آن در سالهای مختلف است که این یک ابزار تحلیلی در هدایت موءسسه در جهت اقدامات موءثر برای بهبود بهره وری است. مقایسه بین موءسسات باعث در اختیارقرارگرفتن حوزه و پوشش وسیعتری از اطلاعات، دقت و اطمینان بیشتر، مطابقت و مقایسه بهتر ورودیها و خروجیهای مختلف می شود و فرصت مناسب تری برای تحلیل عوامل موءثر در متغیرها برای تصمیم گیران فراهم می نماید.
مرحله سوم، مرحله برنامه ریزی بهره وری است. در این مرحله با اطلاع از نقاط قوت و ضعف و فرصتهای بهبود در مرحله قبلی، اهداف و استانداردهای لازم در هر زمینه تعیین و برای ایجاد بهبود و افزایش بهره وری در موسسه از طریق تحلیل گزینه ها و راه حلهای مختلف برنامه ریزی می شود.
مرحله چهارم مرحله بهبود بهره وری است که در آن، اهداف و برنامه های تعیین شده به مورد اجرا گذارده می شود تا نتایج لازم بدست آید.
با انجام این چهار مرحله و استفاده از بازخورهای بدست آمده مجددا وضعیت بهره وری اندازه گیری و سیکل فوق بصورت مستمر تکرار می شود.
کلید بهبود بهره وری در اندازه گیری و تحلیل بهره وری و آگاهی از نیاز به اقدامات اصلاحی مشخص نهفته است.
تحلیل بهره وری را می توان بعنوان بخش مهمی از ارزیابی عملکرد و تشخیص مسائل و مشکلات یک موءسسه بحساب آورد. در دراز مدت بایستی، افزایش بهره وری را بعنوان یک پدیده لازم برای حصول اطمینان از تداوم موجودیت یک سازمان محسوب نمود. سازمانها و شرکتهای صنعتی که قصد باقی ماندن در بازار و موفقیت در رقابت را دارند بایستی مرتباً در افزایش بهره وری خود بکوشند. سود به تنهائی برای رقابت و باقی ماندن در بازار کافی نیست. معمولا شرکتهایی که بهره وری بیشتری دارند، می توانند محصولات خود را با قیمت کمتری بفروش برسانند، مزد و حقوق بیشتری بدهند و ماشین آلات و تجهیزات بهتری خریداری کنند. بنابراین بهره وری بیشتر پایه، مبنا و لازمه رقابت است.
متأسفانه در بسیاری از سازمانها مدیران و کارشناسان از مفاهیم بهره وری و مفید بودن این ابزار مدیریتی و تکنیکهای اندازه گیری بهره وری آگاهی و درک کافی ندارند لذا از آنها استفاده مناسب نمی کنند یا به اشتباه اسنفاده می کنند. ارقام بزرگ ناشی از تورم، بجای رشد تولید بحساب می آیند و بسیاری از اقدامات تبلیغاتی، بهره وری نامیده می شود. روند تغییرات بهره وری پیگیری و تحلیل نمی شود و هیچ اقدامی برای مقایسه آن با موءسسات دیگر بعمل نمی آید. بیشتر اطلاعات و داده هایی که توسط شرکتها ایجاد می شود، برای مقاصد حسابداری مالی یا مالیات می باشد و بصورت موثر بعنوان یک سیستم اطلاعات مدیریت در نیامده اند.
مهمترین راههای افزایش بهره وری، نوآوری در روشهای مدیریت نیروی انسانی، سازماندهی نیروی کار و مدیریت تکنولوژی می باشد. کارکنان یک سازمان باید روشهای جدید کار و مهارتهای تازه را بیاموزند و قابلیت انعطاف لازم داشته باشند. اجرای بهترین روشهای مدیریت و بهره وری بمعنای ایجاد تغییر و پخش اطلاعات مربوط به تغییرات در تمام سازمان می باشد.
داشتن یک سیستم مناسب و پیشرفته اطلاعات که وسیله خوبی برای پیشرفت، کسب بازخور، تعیین اهداف کمی و ارزیابی عملکرد می باشد، یکی دیگر از ابزار های بهبود بهره وری است که به کمک اندازه گیری بهره وری حاصل می شود. بر اساس این اطلاعات می توان اهداف و استانداردهای مناسبی را برای شاخصهای بهره وری تعیین نمود. اطلاعات بهره وری باید بر مبنای مقایسه های زمانی مورد استفاده قرار گیرد. پس از تعیین استانداردها، باید سطح عملکرد را از طریق اندازه گیری، ارزیابی، تنظیم گزارشهای لازم و اقدامات اصلاحی حفظ کرده و ارتقاء بخشید.
بهبود بهره وری از طریق کار گروهی و همکاری نزدیک بین مدیران و کارکنان ایجاد می شود. بنا براین باید کلیه موانع موجود در این زمینه را رفع و فضای لازم را برای کارهای گروهی و تیمی ایجاد نمود. کارهای گروهی نه تنها در افزایش بهره وری بلکه در بهبود ارتباطات سازمانی نیز بسیار موءثر هستند. مدیر باید محیطی ایجاد نماید که در آن کارکنان با روحیه بهتری کار کنند و از طریق آموزش و افزایش معلومات و مهارتهای آنان بهره وری افزایش یابد. نقش کارکنان در فرآیند بهره وری و بوجود آوردن مهارتهای شغلی برای پشتیبانی از فعالیتهای بهبود بهره وری بسیار مهم است. برای بالا بردن آگاهی کارکنان در زمینه بهره وری و کیفیت آموزش آنان لازم وضروری است.
جهت آشنایی بیشتر با نحوه اندازه گیری و مقایسه بهره وری در سازمان خود با صنعت می توانید از کارگاه های مرکز استفاده نمایید
جهت دسترسی به پایگاه داده شاخص های بهره وری و مقایسه شاخص های بهره وری سازمان و صنعت خود می توانید از دسترسی آنلاین مرکز استفاده نمایید
